Kita tengok terlebih dahulu, apa itu management. Seinget saya management itu adalah segala sesuatu yang diatau untuk mencapai tujuan tertentu. Terus apa hubungannya dengan management fule itu sendiri.
Sedangkan management menurut orang pinter
Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi Mary Parker Follet ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W.Itu konteks yang lebih luas, untuk itu jika dihubungkan dengan management file jadinya tergantung dari tujuan yang ingin dicapai mengenai file tersebut, yaitu jelas dapat temu balik *heleh*
Seperti yang aku sadur dari blog mengenai manajement, disitu diterangkan bahwa untuk management file itu tergantung dengan kebiasaan kita dalam membuat folder ataupun file tersebut. Jadi berikut keuntungan manajemen file dan folder. Soalnya dalam computing cloud di penyedia layanan dibuat seberti windows eksplorer, berikut keuntungannya:
- File dan Foler lebih rapi, ini jelas keuntungan pertama. Dengan termanajemennya file dan folder otomatis disk kita terlihat lebih rapi dan enak untuk dilihat.
- Memudahkan mencari arsip/file/folder. Jika kamu tidak menata file dan folder dengan baik pasti kamu kebingungan bukan saat mencari file/folder lama? Pasti lupa dimana dulu nyimpennya, iya bukan? Tapi, jika kamu memanajemen file dan folder dengan baik maka akan sangat memudahkan dalam mencari file-file lama.
- Memaksimalkan memori disk. Nah, kalau kita sudah merapikan file-file maka otomatis kita tahu file-file tersebut berguna. Jadi, kita bisa membuang file/folder yang tak berguna sehingga memori disk kita menjadi semakin lega.
- Ketahui dulu ekstensi file-file. Ada banyak ekstensi file yang ada, antara lain :
- Ekstensi .doc, .docx, .rtf, .odt, .pdf adalah ekstensi untuk dokumen
- Ekstensi .ppt, .pptx adalah ekstensi untuk presentasi
- Ekstensi .mkv, .mp4, .wmv, .avi adalah ekstensi untuk video.
- Ekstensi .xls, .xlsx adalah ekstensi untuk file excel / data.
- Ekstensi .jpg, .jpeg, .png adalah ekstensi untuk gambar/image.
- Ekstensi .rar, .zip adalah ekstensi untuk file/folder yang sudah di kompress.
- Ekstensi .mp3, .wav adalah ekstensi untuk audio
- Setelah
tahu ekstensi-ekstensinya kita bisa mengklasifikasikan file dan folder
berdasarkan kegunaannya. Misalkan kita pisahkan folder kerjaan kantor,
kerjaan freelance, kuliah, hiburan, movie. Ini penting, supaya tidak ada salah dalam penempatan file. Contohnya seperti gambar berikut :Manajemen File dan Folder Berdasarkan Fungsinya
- Cara lain adalah memisahkan berdasarkan tanggal (biasanya tahun). Misalkan, kamu memiliki job banyak. Maka bisa diklasifikasikan berdasarkan tahun -> bulan. Cara ini lazim digunakan di perusahaan percetakan, atau perusahaan-perusahaan jasa lainnya.
Jadi kembali lagi menurut kebiasaan kita bagaimana lebih nyaman dan lebih efektifnya dalam melakukan management file yang paling penting sudah menyangkut mengenai penyimpanan, pengacuan, pemakaian bersama, dan juga pengamanan.
